Rachunkowość jednostki obejmuje m.in. okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Prace inwentaryzacyjne mają na celu skontrolowanie, czy w ciągu roku w ewidencji księgowej nie zostały popełnione jakieś błędy wynikające z pomyłek księgowości lub innych komórek jednostki. Aby inwentaryzacja przebiegała prawidłowo, a jej wyniki były właściwie ustalone, trzeba przygotować odpowiednie dokumenty stanowiące swego rodzaju drogowskazy inwentaryzacyjne oraz dokumenty, w których ujęte zostaną wyniki inwentaryzacji i/lub jej rozliczenie.
Kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą o rachunkowości, w tym z tytułu nadzoru, również w przypadku, gdy określone obowiązki w zakresie rachunkowości - z wyłączeniem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury - zostaną powierzone innej osobie lub przedsiębiorcy, o którym mowa w art. 11 ust. 2 ustawy o rachunkowości (tj. m.in. przedsiębiorcy prowadzącemu działalność gospodarczą w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych), za ich zgodą. Przyjęcie odpowiedzialności w tym zakresie przez inną osobę lub przedsiębiorcę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. Gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu. Stanowi o tym art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości.
Kierownik jednostki nie ma zatem możliwości scedowania odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w drodze spisu z natury na inną osobę - wyłącznie on jest odpowiedzialny za przeprowadzenie inwentaryzacji tą drogą. Inwentaryzację w drodze potwierdzeń sald czy weryfikacji może powierzyć innej osobie za jej zgodą wyrażoną na piśmie (np. głównej księgowej lub właścicielowi biura rachunkowego). Wówczas jednak, jak wspomniano wcześniej, kierownik jednostki nadal ponosi odpowiedzialność z tytułu nadzoru nad rachunkowością.
W ustawie o rachunkowości nie określono wprost, jak powinna wyglądać dokumentacja inwentaryzacyjna. Sprawy nieuregulowane ustawą o rachunkowości albo te, w zakresie których w ustawie pozostawiono prawo wyboru, powinny zostać opisane w polityce rachunkowości. Obowiązek sporządzenia i aktualizacji polityki rachunkowości spoczywa na kierowniku jednostki, więc to on powinien także przygotować dokumentację inwentaryzacyjną (por. art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Przy jej opracowywaniu może korzystać ze wskazówek zawartych w stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów (Dz. Urz. Min. Fin. z 2016 r. poz. 55). Jego postanowienia można także wykorzystać przy inwentaryzacji innych składników majątku. Trzeba pamiętać, aby poszczególne przyjęte rozwiązania uwzględniały konkretne sytuacje oraz doświadczenia i praktyki jednostki.
W stanowisku w sprawie inwentaryzacji przedstawiono podział dokumentacji związanej z przygotowaniem inwentaryzacji na dokumenty (regulacje) o charakterze stałym i bieżącym (por. pkt 30-33 stanowiska w sprawie inwentaryzacji). Regulacje stałe to te dotyczące zagadnień typowych, powtarzających się corocznie. Podlegają one okresowej aktualizacji przy zmianach warunków działania jednostki. Do regulacji stałych zaliczyć można instrukcję inwentaryzacyjną, plan sytuacyjny jednostki i jej podział na pola spisowe. Z kolei regulacje bieżące są wydawane każdorazowo przed rozpoczęciem inwentaryzacji. Zalicza się do nich m.in. zarządzenie kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji oraz harmonogram inwentaryzacji.
Małe jednostki mogą ograniczać się do wydania zarządzenia w sprawie inwentaryzacji, ale zaleca się wtedy sporządzenie także instrukcji inwentaryzacyjnej i harmonogramu inwentaryzacji. Ich wdrożenie może bowiem ułatwić jej organizację i właściwe przeprowadzenie. Przepisy wewnętrzne dotyczące inwentaryzacji powinny być wydane w formie dokumentu i zatwierdzone przez kierownika jednostki.
Przygotowanie corocznej inwentaryzacji można więc podzielić na następujące etapy:
1) wydanie zarządzenia w sprawie inwentaryzacji,
2) powołanie komisji inwentaryzacyjnej i wskazanie jej przewodniczącego,
3) przygotowanie harmonogramu inwentaryzacji,
4) zawiadomienie firmy audytorskiej o terminach inwentaryzacji (o ile sprawozdanie finansowe za dany rok podlega badaniu),
5) wydanie instrukcji inwentaryzacyjnej,
6) przygotowanie planu sytuacyjnego jednostki, z wyznaczonymi polami spisowymi,
7) przygotowanie do inwentaryzacji pól spisowych oraz aktywów,
8) przeprowadzenie szkolenia osób prowadzących konkretne prace inwentaryzacyjne, pobranie oświadczeń od osób odpowiedzialnych materialnie.
Poza dokumentacją związaną z przygotowaniem inwentaryzacji należy także przygotować wzory dokumentów związanych z samym jej procesem. Mogą to być np.: arkusze spisowe, zestawienia zbiorcze, pisemne rozliczenie wydanych i zwróconych arkuszy spisowych, protokoły weryfikacji aktywów i pasywów, potwierdzenia sald rozrachunków (należności, kredytów, pożyczek, środków pieniężnych w banku), sprawozdania z kontroli spisu z natury, protokoły weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych, wyjaśnienia różnic inwentaryzacyjnych przez osoby materialnie odpowiedzialne, sprawozdania komisji inwentaryzacyjnej.
Zatwierdzona przez kierownika jednostki instrukcja inwentaryzacyjna może stanowić odrębny załącznik do polityki rachunkowości. Przygotowując instrukcję inwentaryzacyjną, można wykorzystać wzory zaproponowane w literaturze fachowej. Trzeba je jednak zaadaptować do potrzeb i specyfiki konkretnej jednostki, czyli do rodzaju posiadanych aktywów i pasywów, sposobu ich magazynowania, rozmiarów obrotu i stopnia skomplikowania inwentaryzacji w danym podmiocie.
W instrukcji inwentaryzacyjnej będącej dokumentem wewnętrznym powinny zostać określone ogólne, stałe zasady mające zastosowanie w każdym roku do przygotowywania i przeprowadzania rocznej inwentaryzacji aktywów i pasywów. Instrukcji tej bowiem nie wydaje się co roku, jedynie okresowo aktualizuje. Trzeba w niej opisać zasady dotyczące wszystkich sposobów inwentaryzacji, czyli spisu z natury, potwierdzania sald czy weryfikacji. Należy w niej określić przede wszystkim:
1) terminy i częstotliwość inwentaryzacji,
2) formy (okresowa, okolicznościowa, ciągła) i metody inwentaryzacji,
3) techniki inwentaryzacyjne i ich zakres podmiotowy,
4) etapy inwentaryzacji, czyli kolejno wykonywane czynności: przygotowawcze, właściwe, rozliczeniowe, poinwentaryzacyjne, tj. sposób wykorzystywania efektów inwentaryzacji,
5) kompetencje (uprawnienia, obowiązki, odpowiedzialność) osób powołanych do wykonania czynności inwentaryzacyjnych, ewentualnie stanowiska służbowe osób, spośród których można dokonać wyboru do zespołów inwentaryzacyjnych,
6) procedury powołania i określenia zadań komisji inwentaryzacyjnej,
7) stosowane w jednostce uproszczenia w zakresie inwentaryzacji przewidziane w ustawie o rachunkowości,
8) sposoby ustalania, weryfikacji i rozliczania różnic inwentaryzacyjnych.
W instrukcji inwentaryzacyjnej zaleca się opisanie stosowanej dokumentacji inwentaryzacyjnej wraz ze wzorami dowodów, których nie określono, np. w instrukcji obiegu dokumentów. Powinna ona odpowiadać wymogom stawianym w ustawie o rachunkowości dokumentom księgowym (por. art. 20 ust. 2 i art. 21 ustawy o rachunkowości), m.in. zawierać podpisy osób przeprowadzających inwentaryzację i osób uczestniczących (w tym osób materialnie odpowiedzialnych za inwentaryzowane składniki majątku).
W oparciu o instrukcję inwentaryzacyjną kierownik jednostki wydaje coroczne zarządzenie w sprawie inwentaryzacji poszczególnych składników aktywów i pasywów.
W niewielkich jednostkach, w których prace inwentaryzacyjne nie są skomplikowane, można wszelkie zasady dotyczące inwentaryzacji określić w zarządzeniu w sprawie inwentaryzacji. Zgodnie z pkt 33 stanowiska KSR w sprawie inwentaryzacji jednostka może bowiem ograniczyć regulacje wewnętrzne do zarządzenia kierownika jednostki w sprawie inwentaryzacji. Przy czym wskazane jest opracowanie harmonogramu spisu z natury i instrukcji inwentaryzacyjnej, ponieważ ułatwia to organizację i właściwe przeprowadzenie spisu.
W wydawanym co roku przez kierownika jednostki zarządzeniu w sprawie inwentaryzacji należy zamieścić przede wszystkim następujące informacje:
Można wszystkie uregulowania dotyczące inwentaryzacji w firmie zawrzeć w jednym zarządzeniu lub sporządzić odrębne zarządzenia dla każdej metody inwentaryzacji lub grupy składników majątku (patrz ramka).
Gdy przeprowadzenie inwentaryzacji, w szczególności drogą spisu z natury, jest skomplikowane, zaleca się załączyć do zarządzenia harmonogram inwentaryzacji zawierający wykaz (nazwy) pól spisowych, daty, w których będzie przeprowadzany w nich spis z natury oraz nazwy (numery, symbole) zespołów spisowych, które przeprowadzą spis na danych polach (pkt 37 stanowiska KSR w sprawie inwentaryzacji). Harmonogram taki sporządza się zazwyczaj dla jednego cyklu inwentaryzacji - rocznego lub kilkuletniego. Pola spisowe należy właściwie przygotować, tj. posegregować według asortymentów, połączyć - w miarę możliwości - jednakowe rodzajowo asortymenty składowane w różnych miejscach danego pola, uformować w bryły składniki sypkie, wydzielić zapasy obce, wyodrębnić i odpowiednio oznaczyć zapasy o obniżonej przydatności (zniszczone, niepełnowartościowe i nieprzydatne).
Podstawa prawna
Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze zm.)
| ||||||||||||
|
||||||||||||
